【実践編④】（文章要約）会議・研修の議事録をAIでまとめる方法

実践編

無料のAI【NotebookLM】で議事録作成を効率化

「会議の議事録作成、研修の報告書作成、正直ちょっと大変…」そんなお悩みはありませんか？日々、様々な業務に追われる中で、会議や研修の内容を正確に記録し、分かりやすくまとめる作業は、なかなか大変です。

とはいえ、”子どもの姿から的確に言語化して伝える”というのは、保育士として大事なスキルでもあり、議事録作成や報告書作成は、その練習でもあるという側面から、”なんでもAIに丸投げするのはどうか？”という、ご意見があることも承知しております。

ただやはり、多くの業務に追われている保育士の皆さんにしてみれば、効率化や時短ができるところはそのようにして、生まれた時間を他の事に割きたい!!というのが本音だと思い、最新版にアップデートした上で、再度掲載することにしました。

ちなみに、やり方はとても簡単です。お手持ちのスマートフォンやパソコンの標準機能と、Googleが提供する無料AIツール【NotebookLM】を、組み合わせた方法です。以下に、議事録作成術を3つのステップで分かりやすくご紹介します。

準備するものは、たった2つだけ！（すべて無料）

まず、この方法に必要なものを紹介します。高価な機材や専門ソフトは一切不要です。

  • 録音できるもの:
    • お使いのスマートフォン（iPhoneでもAndroidでもOK）
    • または、マイク付きのパソコン
  • Googleアカウント:
    • 普段お使いのGmailアドレスがあればOKです。

たったこれだけです。追加費用は一切かかりませんので、ご安心ください。

誰でも簡単！議事録作成の3ステップ

それでは、具体的な手順を見ていきましょう。大きく分けて「録音する」「AIにまとめてもらう」「仕上げる」の3つのステップで完了します。

ステップ1：まずは会議・研修を録音しよう

正確な文字起こしのためには、元となる音声データがとても重要です。ここでは、スマホとパソコン、それぞれの録音方法と、クリアな音で録るためのちょっとしたコツをご紹介します。

  • スマホで録音する場合
    • iPhone: 標準アプリの「ボイスメモ」を使います。赤い録音ボタンを押すだけなので、操作はとても直感的です。
    • Android: 「レコーダー」や「音声レコーダー」といった名前のアプリが標準で入っていることが多いです。もし見当たらなければ、Google Playストアで「ボイスレコーダー」と検索して無料のアプリをインストールしましょう。
  • パソコンで録音（＆文字起こし）する場合
    • Googleドキュメントの音声入力機能が非常に便利です。Googleドキュメントを新規作成し、メニューの「ツール」から「音声入力」をクリック。マイクのアイコンを押せば、話した内容がリアルタイムで文字に変換されていきます。

【重要】録音する際の４つのポイント！

  1. マイクは発言者の近くに: スマホやマイクを会議の中心や、主な発言者の近くに置きましょう。物理的な距離が近いほど、音声をクリアに拾えます。
  2. 静かな環境を心がける: 窓を閉める、空調の音に気をつけるなど、できるだけ雑音が入らないように工夫すると、AIの認識精度が格段にアップします。
  3. 必ず補助の記録をとっておく: 現実的な話になりますが、録音時は完全におまかせではなく、ある程度記録をとっておくことを、おすすめします。音声が完全にはとれていなかったり、同時に文字起こしするようなものでも、完全にはできていないことがよくあります。
  4. 録音の許可を得て行なう: 会議や研修の内容によっては、個人情報や機密情報が含まれる場合があります。事前に許可をとってから録音を行ない、議事録作成や研修報告書作成終了後には、元のデータは速やかに削除するといいでしょう。

ステップ2：無料のAI【NotebookLM】に文字起こし＆要約を丸投げ！

次に、録音した音声（またはGoogleドキュメントで文字起こししたテキスト）を、【NotebookLM】に読み込ませて、議事録の骨子を作成してもらいます。

  1. NotebookLMにアクセス
    • まず、【NotebookLM】にアクセスし、お持ちのGoogleアカウントでログインします。
  2. 新しいノートブックを作成
    • 「+ 新しいノートブック」をクリックし、「〇月〇日 職員会議」のように分かりやすい名前をつけましょう。
  3. 文字起こししたテキストを読み込ませる
    • 一番簡単でスムーズな方法は、ステップ1でGoogleドキュメントの音声入力機能を使って作成したテキストを、そのままコピーしてNotebookLM内の「ソースをアップロード」の所に貼り付けることです。
    • スマホのボイスメモで録音した場合は、そのまま音声データを貼りつけることになりますが、NotebookLM側が対応していない場合もあるので、その時は一旦、Googleドキュメントで音声入力して、文字起こしするのがおすすめです。
      （※対応の音声ファイル については、「MP3, WAV など」と表示されています）

ソースの種類と制限事項を理解する

NotebookLM では、次のソースの種類がサポートされています。

  • 音声ファイル
  • コピーして貼り付けたテキスト
  • Google ドキュメント
  • Google スライド
  • テキスト、マークダウン、PDF ファイル
  • ウェブの URL
  • 公開されている YouTube 動画の URL

1 つのソースには最大 500,000 語を含めることができます。アップロードできるファイルのサイズは 200 MB までです。最大 50 個のソースを含めることができます。

ヒント:

  • 権利がないドキュメントをアップロードしないでください。
  • テキストをコピーして貼り付けることで、新しいソースを作成できます。作成時にタイトルを追加または編集することも可能です。
  • ノートブックで特定のソースセットをチャットに使用するには、[ソース] パネルでソースを個別に選択してください。
  • 複数のウェブ URL をアップロードする場合は、リンクをスペースまたは改行で区切ってください。

引用元：NotebookLMヘルプ

  1. AIにプロンプトを入れる
    • テキストを読み込ませたら、画面下部の入力欄に、プロンプトを入力します。これだけで、AI（NotebookLM）が自動で情報を整理してくれます。
    • まずはこれを試してみて！便利なプロンプト例
      • この文章を読みやすいようにまとめて、話の各節目では要約をしてください。
      • この会議での決定事項をリスト形式で教えてください。
      • 議論の要点を3つにまとめて。
      • 誰が何をすべきか（ToDoリスト）をまとめてください。
      • 保育の観点から、重要なポイントを抜き出してください。

NotebookLMは、読み込んだテキストの内容だけを元に回答してくれるので、情報が外部に漏れる心配も少なく、安心して利用できます。そのため、要録の下書き案もNotebookLMで紹介しています。詳しくは、【実践編①（文章生成）要録の下書き作成～NotebookLM編～】の記事に載せています。但し、念のため個人情報や重要な情報については、イニシャルなどで置き換えることを、おすすめします。

ステップ3：議事録を仕上げる

AIが作成した要約やリストは、議事録の素晴らしい「下書き」になります。最後の仕上げを行いましょう。

  1. コピー＆ペースト: NotebookLMが生成した回答をコピーします。
  2. 体裁を整える: WordやGoogleドキュメントなどに貼り付け、誤字脱字がないか最終チェックをします。必要に応じて、会議名、日時、参加者などの情報を追記しましょう。
  3. 共有して完了: 完成した議事録を関係者に共有すれば、あっという間に作業完了です！お疲れ様でした。